الفواتير الرقمية أحد الأشكال الحديثة والمتطورة في عملية الحسابات، حيث ظهر هذا الشكل في خضم التطور التكنولوجي الهائل الذي أصبح يطغى على العديد من التعاملات، وعلى هذا يتضمن في السطور القادمة عدد من الأساسيات الخاصة بالفاتورة الإلكترونية أو الفاتورة الرقمية.
ما هي الفواتير الرقمية؟
تعتبر الفاتورة الرقمية هي أحد عناصر التطور التكنولوجي في مجال الدفع والشراء، حيث توفر هذه الفاتورة إمكانية مراجعة العميل لحساباته قبل أن يتم عملية الدفع، وتتضمن هذه الفكرة عملية إنشاء الفواتير من خلال برامج مخصصة في هذه المرحلة، حيث تقوم هذه البرامج بمعالجة حسابات العميل، ثم يتم إطلاق الفاتورة الإلكترونية الخاصة به.
خصائص الفواتير الرقمية
هناك عدد من الخصائص التي توجد في الفاتورة الرقمية، حيث يكون من بينها كل من التالي:
- توفر الفاتورة الرقمية إمكانية تعرف العميل والشركة على عمليات الدفع أو العمليات الحسابية الأخرى في أي وقت.
- لا يمكن أن تتعرض الفاتورة الإلكترونية إلى عملية الفقدان، على عكس الفواتير الورقية التي يمكن أن يتم فقدانها، حيث أنه يتم تحميلها بصيغة pdf على الهاتف أو اللاب توب.
- كما أن هذه الفواتير تضمن كل من حق العميل والشركة أو المؤسسة في حالة حدوث خلل في المدفوعات أو المصروفات.
- ومن جانب آخر، فهي أكثر سرعة حيث يتم إرسالها على البريد الإلكتروني الخاص بالعميل على الفور، ولا تحتاج إلى وقت مثل الفواتير العادية.
إلزام هيئة الزكاة والدخل بإصدار فواتير رقمية
أعلنت هيئة الزكاة والدخل في المملكة العربية السعودية يوم 4 ديسمبر 2021 عن بدء التعامل في كافة المؤسسات بنظام الفواتير الرقمية، حيث جاء هذا القرار عقب موافقة مجلس إدارتها بعد المناقشات والدراسة التي خضعت لها الفكرة في البداية، كما أكدت الهيئة على أن جميع المواطنين السعوديين وكل من لديهم شركات أو ملفات ضريبية وكل من يقوم بالتعامل النقدي في البنوك أو الشركات عليه أن يتعامل بالفاتورة الرقمية، لا يعتمد بأي من الفواتير المكتوبة أو المطبوعة أو المصورة بالماسح الضوئي حيث يجب أن يتم صدور أصل الفاتورة من الجهة نفسها حاملة علامة الشركة والتوقيع الإلكتروني للعميل، والجدير بالذكر أن المملكة قد قامت باستثناء الأفراد غير العاملين في المملكة ومن لم يحصلوا على إقامات في المملكة، فهم يعتبرون زوار وليسوا مواطنين أو مقيمين.
كيفية تطبيق الفواتير الرقمية
الفاتورة الإلكترونية ما هي إلا وثيقة رقمية تتضمن عملية التبادل التجاري التي تحدث بين العميل والشركة، حيث يتم تفعيلها من خلال التالي:
- في البداية، يجب أن تكون المؤسسة تقوم بالعمل على نفس نظام الفاتورة الإلكترونية، وعليها أن تخبر كافة عملائها بذلك.
- ومن جانب آخر، يجب أن يتم تطبيق الفاتورة من خلال التطبيق الخاص بالبنك أو الشركة، حيث يتفهم العميل أن أي إجراء مصرفي سوف يكون من خلال التطبيق لإصدار الفاتورة الالكترونية.
- يقوم العميل على تفعيل الحساب الخاص به على التطبيق، ثم يقوم بكافة العمليات المصرفية وبعدها الضغط على عرض الفاتورة.
- إذ يتم ظهور الفاتورة الخاصة به سواء كانت فواتير للخدمات أو فواتير مصروفات أو فاتورة مشتريات، ومن ثم يمكن طباعتها أو مراجعتها في حال وجود أي خطأ فيها.
مشاكل الفاتورة الرقمية
على الرغم من المميزات التي تتمتع بها الفواتير الرقمية، هناك عدد من المشكلات التي قد تواجه كل من العملاء والشركات، حيث يكون من بينها:
- قد يكون هناك بعض المشكلات في النظام نفسه وبالتالي قد يتعطل اصدار الفاتورة، وقد يتعطل تسجيل البيانات أو المشتريات التي قام بها العميل.
- ومن جانب آخر، قد يكون هناك مشكلة لدى الجهاز الذي يستخدمه العميل، وعلى هذا لا يتم الحصول على الفاتورة الخاصة به.
- إلى جانب ذلك، في حالة عدم القيام بالتحديثات اللازمة على النظام والمتابعة مع مهندسي البرمجة، قد يتعطل النظام لبضع ساعات مما قد يتسبب في خسارة مبالغ مالية.
- كما أنه يمكن قد يحدث بعض الأعطال التقنية وذلك بسبب عدم توافق بعض الأجهزة مع النظام الخاص بالفاتورة الإلكترونية.
عوائق استخدام الفاتورة الإلكترونية
هناك عدد من العوائق التي قد تعيق بعض المؤسسات من استخدام نظام الفواتير الرقمية، حيث يكون من بينها:
- قد يكون هناك بعض المخاوف التي توجد لدى بعض العملاء من سرية البيانات والحسابات، وعلى هذا على المؤسسة أن تقوم بتأمين البيانات الخاصة بكل عميل.
- ومن جانب آخر، يجب أن يتم تأمين الإتصال بشبكة الإنترنت ولهذا يجب أن يكون الإنترنت جيد لدى كل من الطرفين في العملية المصرفية.
- يجب أن يكون لدى الشركة التصريح الخاص باستخدام الفاتورة الإلكترونية، حيث يتم تسجيل الفواتير في الملف الضريبي الخاص بالشركة أو المؤسسة.
- كما يمكن أن تتعرض بعض الشركات إلى اختراق النظام، وعلى هذا يجب أن يتم التأكد من تأسيس نظام إلكتروني مؤمّن بشدة حتى لا يتم التعرض إلى التجسس على بيانات العملاء.
خدمات التي تعمل بها الفاتورة الإلكترونية
هناك عدد من المجالات التي يتم من خلالها تطبيق نظام الفواتير الرقمية، حيث يكون من بينها كل من التالي:
- يمكن استخدام الفواتير الرقمية في المعاملات البنكية، وذلك لا يحتاج البنك إلى إرسال كشف رصيد بالحساب الخاص بالعميل كل فترة، ولكن يمكن إرسالها pdf عبر البريد الإلكتروني.
- ومن جانب آخر، يمكن أن يتم استخدامها في التعاملات الشرائية وخاصة من خلال خدمات البيع والشراء أونلاين، حيث يتم إصدار الفاتورة الرقمية للعميل بعد عملية الشراء مباشرة.
- كما يتم استخدامها في الملفات الضريبية إذ يكون لكل عميل ملف ضريبي الكتروني يضم كل من المدفوعات والمصروفات والربح، والتي يتم تحديد نسبة الضرائب بناءً عليها.
- ومن جانب آخر، يتم التعامل مع بعض الشركات الخاصة بالخدمات المعيشية من خلال استخدام الفواتير الرقمية، مثل فاتورة المياه أو الكهرباء أو غيرها من الخدمات اليومية.
- كما يمكن أن يتم العمل على استخدام الفاتورة الإلكترونية من خلال خدمات البيع والشراء العادية من المحلات الصغيرة والخدمية التي توجد في المناطق السكنية.
كيف تُقيّم مدى التزامك بالفاتورة الإلكترونية؟
هناك عدد من الشروط التي يجب أن يتم تطبيقها في حالة كانت المؤسسة من المؤسسات التي تعمل على تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية، حيث يكون من بينها كل من الخطوات التالية:
- يجب أن تكون الشركة على متابعة من العملاء كافة من خلال خدمة العملاء كي يتم مراجعة الفواتير في الفترة الأولى من تفعيل النظام، إذ يتم التأكد من عدم وجود فروقات في المبالغ.
- إلى جانب ذلك، يتم التوقف عن التعامل بالفواتير الورقية وذلك حتى يتم اعتماد النظام الجديد في كل الشركة مع العملاء.
- كما يجب أن يتم الحصول على توقيع إلكتروني من كل عميل، وذلك حتى يتم اعتماد هذا التوقيع في حالة التعامل مع الفواتير الرقمية مع العملاء.
- ومن جانب آخر، عدم استخدام أي QRcode على الفاتورة الرقمية، وذلك حتى لا يتم العمل على سرقة البيانات من خلال طباعة نسخة أخرى من الفاتورة.
الخلاصة
وفي النهاية، يمكن التأكيد على أن نظام الفواتير الرقمية هو أحد الأنظمة التكنولوجية التي توفر الكثير من المجهودات على العملاء، كما أنها تضمن للبنك سرعة مراجعة البيانات بدلاً من استخدام الطريقة التقليدية.