الفاتورة الإلكترونية هي طريقة لاستبدال الفواتير الورقية وإشعارات الدائن والمدين التي ترافقها، وذلك خلال الفواتير المقدمة عبر إجراء إلكتروني، يمكن للبائع والمشتري إصدار ومعالجة وتبادل الفواتير وسندات الدائن والمدين في شكل إلكتروني، فتعد لائحة هذه الفاتورة جزءًا من اللوائح التنفيذية لضريبة القيمة المضافة ومكملة لها جميعًا.
كيفية التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية
- يسمح لك هذا النظام بتوصيله بأي ملفات.
- حيث تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، فتوفر شركة الحلول الفنية مجموعة من واجهات برمجة التطبيقات المستخدمة لإنجاز هذا التكامل.
- يوفر IRS أيضًا نظامًا أساسيًا لشرح خطوات التكامل وواجهات SDK، بالإضافة إلى أمثلة ومعلومات تكامل إضافية.
- فالجدير بالذكر أن مصلحة الضرائب ما زالت تعمل على ربط نظام الفاتورة الإلكتروني بنظام الإقرار الإلكتروني، ومن المتوقع أن يتوفر هذا التكامل في مراحل لاحقة من النظام.
شروط تطبيق الفاتورة الإلكترونية
سيُطلب من جميع الشركات المسجلة في ضريبة القيمة المضافة تقديم فواتيرها إلكترونيًا، حددت المملكة العربية السعودية متطلبات محددة يجب الوفاء بها حتى يتم تسجيل الشخص بموجب قانون ضريبة القيمة المضافة، وهي كالتالي:
- إذا تجاوز دخلك السنوي 375000 ريال سعودي، يجب عليك التقدم بطلب للحصول على الحالة والتسجيل.
- بينما تتراوح إيراداتك السنوية من 187،500 إلى 375،000 ريال سعودي، فإن الوضع اختياري.
- لم تعد مؤهلاً للتسجيل في ضريبة القيمة المضافة إذا كان رقم إيراداتك السنوية لا يتجاوز 187500.
ما هي أنواع الفواتير الإلكترونية؟
هناك العديد من صور الفواتير الإلكترونية ونذكر منها ما يلي:
الفاتورة الضريبية
- هي فاتورة توريد خاضعة للضريبة صادرة وفقًا لنظام ضريبة القيمة المضافة وقوانينها.
- يتم توفيرها بشكل متكرر من منشأة إلى أخرى (B2B) أو من منشأة إلى جهة حكومية (B2G).
- تحتوي على جميع عناصر الفاتورة الضريبية، بالإضافة إلى الحقول المحددة في ملاحق قرار تنفيذ لائحة الفاتورة الإلكترونية.
- تستخدم هذه الفواتير للمطالبة بخصم ضريبة القيمة المضافة لأغراض ضريبة القيمة المضافة من المشترين المسجلين.
- مع مراعاة شروط لائحة الفاتورة الإلكترونية لعملائها، وبعد تطبيق المرحلة، وفق الصيغة المتفق عليها بينهم.
- الخطوة الثانية والأخيرة في طريقة ربط أنظمة الفاتورة بالهيئة هي استكمال الإجراءات، لن يتم تقاسم الفواتير الإلكترونية من قبل الموردين.
- بمجرد موافقة الهيئة على العميل (يسري الرابط مع النظام الأساسي لربط أنظمة الفاتورة في 1 يناير 2023.
الفاتورة الإلكترونية المبسطة (فاتورة ضريبية مبسطة)
- بالنسبة لغالبية معاملات B2C الفورية، يتم إنشاء فواتير إلكترونية مبسطة.
- حيث لا يحتاج المشتري عمومًا إلى استخدام الفاتورة لخصم أو استرداد ضريبة القيمة المضافة المستحقة على التوريد المفوتر.
- الحقول المطلوبة في الفاتورة الإلكترونية المبسطة تشمل على الأقل جميع المجالات المذكورة في الفقرة 8 من المادة 53 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، وكذلك ملاحق قرار تطبيق لائحة الفاتورة الإلكترونية.
- يتلقى العملاء فواتير إلكترونية مبسطة فور قيامهم بالشراء، ويتم التواصل معهم بتنسيق يمكنهم فهمه.
- يحتفظ المورد الخاضع للضريبة بنسخة مقروءة من الفاتورة.
- يجب على الخاضعين للضريبة إصدار الفواتير الإلكترونية والاحتفاظ بها مبسطة في شكل إلكتروني من خلال أنظمة الفاتورة التي تتوافق مع متطلبات الهيئة خلال المرحلة الأولى (مرحلة إصدار الفواتير الإلكترونية وحفظها)، ومن ثم مشاركتها مع العملاء دون اتخاذ أي إجراء آخر.
الأشخاص الخاضعين لتطبيق الفاتورة الإلكترونية
بالإضافة إلى الإخطارات الإلكترونية التي يجب إصدارها في الحالات المنصوص عليها في قانون ضريبة القيمة المضافة ولوائحه التنفيذية، يجب على الأشخاص المحددين الخاضعين للائحة الفاتورة الإلكترونية إصدار فواتير إلكترونية لجميع معاملاتهم التي يجب إصدار فواتير ضريبية بشأنها.
فيُشار إلى الأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين الذين يمارسون نشاطًا والمسجلين لدى هيئة ضريبة القيمة المضافة في المملكة، أو المطلوب منهم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة، على أنهم أشخاص خاضعون للضريبة.
وفقا للأحكام النظامية للتسجيل، القيمة المضافة في المملكة، فالأشخاص الخاضعين لأنظمة الفاتورة الإلكترونية هم:
- مقيم في المملكة خاضع للضريبة.
- العميل أو أي طرف ثالث يقوم، تماشياً مع اللوائح التنفيذية لضريبة القيمة المضافة، بإصدار فاتورة ضريبية نيابة عن شخص خاضع للضريبة مقيم في المملكة.
- فالفواتير الإلكترونية وإشعارات التوريد الإلكترونية ليست ضرورية لمن لا يعيشون في المملكة.
كيف يتم اصدار الفاتورة الإلكترونية وتعديلها باستخدام المنظومة؟
- يتيح لك نظام الفواتير الإلكترونية إرسال الفواتير باللغتين العربية والإنجليزية، وكذلك تبادل الفواتير وإشعارات الخصم وإشعارات الإضافة مع الأشخاص والشركات الأخرى.
- يحتفظ النظام بالحق في تغيير الفواتير عن طريق منح خصومات أو إضافة إخطارات إلى الفاتورة، أو بإلغاء الفاتورة بالكامل وإرسال فاتورة جديدة، بشرط أن يحدث ذلك خلال وقت الإلغاء المحدد قانونًا.
- إذا احتوت الفاتورة الصادرة مسبقًا على خطأ، يتم تعديلها من خلال تقديم ملاحظات الخصم أو إخطارات الإضافة المتعلقة بالفواتير السابقة.
- من الممكن أيضًا إرسال إشعارات لسلسلة من الفواتير بدلاً من فاتورة واحدة، طالما أن القيمة الإجمالية لهذه الإشعارات لا تتجاوز إجمالي مبلغ الفاتورة السابقة.
- يسمح النظام أيضًا للمستخدمين بإصدار إشعار دائن طالما أن المبلغ الإجمالي للإشعار الدائن لا يتجاوز المبلغ الكامل للفاتورة.
الفوائد العائدة على الممول بعد تطبيق الفاتورة الإلكترونية
- قبل إصدار الفواتير لأصناف وبيانات الأطراف المتعاملة يجب التأكد من صحتها.
- تقوية الموقف الضريبي للشركة من خلال تصنيفها كمشروع عالي الخطورة.
- تسهيل إجراءات تسوية المنازعات الضريبية بين الشركات.
- يتم تحديث وتطوير نظام تبادل الفواتير بين الشركات.
- مساعدة المحاسب القانوني في استكمال إجراءات المراجعة الخارجية للبيانات المالية.
- مساعدة الشركة في إنتاج تقارير وتحليلات دقيقة في أقصر وقت وبأقل قدر ممكن من العمل.
- من أجل عرضها على صناع القرار وأصحاب المصلحة.
هل من الضروري الانضمام إلى نظام الفاتورة الإلكترونية؟
نعم، يتعين على جميع الشركات الانضمام إلى ذلك النظام، فقد أعلنت المصلحة عن استخدام نظام إلكتروني على ثلاث مراحل لتسهيل انضمام جميع الشركات:
الخطوة الأولى هي كما يلي: حيث تشتمل المرحلة مجموعة متنوعة من 134 مؤسسة مالية ، ويتم الانتهاء منه، وتبدأ هذه الشركات في إصدار العديد من الفواتير المحوسبة.
الخطوة الثانية هي كالتالي: يشارك في هذه المرحلة ما مجموعه 347 مؤسسة، وسيبدأون العمل على نظام الفاتورة الإلكترونية في منتصف شهر فبراير.
المرحلة الثالثة والأخيرة: في منتصف يوليو 2021، ومن المتوقع أن تنضم جميع الشركات إلى النظام بحلول ذلك الوقت.
كيفية إلغاء الفواتير الإلكترونية
• ومع ذلك، إذا كنت ترغب في إلغاء فاتورة بعد إصدارها، فإن النظام يسمح للبائع بالقيام بذلك في غضون إطار زمني معين يحدده القانون.
• في هذا النظام، يجب على البائع أن يطلب إلغاء الفاتورة من خلال النظام، والذي يرسل بعد ذلك إلى العميل إشعار إلغاء.
• يمكن للمشتري قبول أو رفض إلغاء المستند بعد تلقي إشعار الإلغاء.
• إذا وافق سيتم إلغاء الورقة، وسيتم تسجيل حالة الفاتورة في النظام (ملغاة).
• إذا رفض المشتري إلغاء المستند، فلا يتم إلغاؤه ويتم التعامل معه على أنه مستند صالح في النظام.
الخلاصة
ختامًا فإن الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يثبت صحة مبيعات السلع والخدمات، حيث هناك مكونات وسمات في هذه الورقة تم إنشاؤه وتوقيعه إلكترونيًا، ويتم تسليمه واستلامه من خلال نظام فاتورة إلكتروني بمعرفة الممول.