مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية
مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية حيث استعدادًا للمرحلة الأولى من دخول الطلب حيز التنفيذ في 4 ديسمبر 2021، أصدرت مصلحة الزكاة والضرائب والجمارك في المملكة العربية السعودية مرجعًا كاملاً للفاتورة الإلكترونية ومراحل تطبيقها ومتطلباتها، فيتضمن الدليل الكامل كافة التعاريف المرتبطة بالفاتورة الإلكترونية، وتوضيح المجموعات الخاضعة للتشريعات الخاصة بها، وأشكال الفواتير الإلكترونية، وأنواع المعاملات، بحسب بيان من الهيئة، يتضمن الكتاب أيضًا نماذج لكلا من شكلي الفواتير الإلكترونية، أي الفاتورة الإلكترونية المبسطة والفاتورة الإلكترونية، بالإضافة إلى أوصاف لخصائص الحل التقني وميزات الأمان والتشفير.
مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية
لعمل فاتورة إلكترونية، يجب على الممول اتباع الخطوات التالية:
- القيام بعمل حساب جديد من خلال المنصة الخاصة بعمل الفواتير الإلكترونية من هنا.
- إدخال المعلومات الأساسية للمنشأة، مثل الاسم والعنوان ورقم الهاتف (رقم السجل التجاري، والرقم المميز، ورقم ضريبة القيمة المضافة، وعنوان المنشأة، والبريد الإلكتروني، ورقم الاتصال) لأن هذه المعلومات يتم إدخالها مرة واحدة فقط، تظهر على كل فاتورة.
- كل فاتورة يتم إرسالها تحمل العلامة التجارية للشركة.
- يمكنك إضافة قائمة كاملة بالعملاء من خلال تقديم ملف اكسل متضمنًا جميع معلوماتهم.
- لا داعي لإدخال أي بيانات أثناء الربط بـ (الفاتورة السعودية) وتنتهي عملية القراءة بشكل آلي.
من المشمول بقاعدة الفاتورة الإلكترونية؟
باستثناء دافعي الضرائب الذين لا يقيمون في المملكة، يخضع جميع دافعي الضرائب لضريبة القيمة المضافة، وكذلك أي طرف يقدم فاتورة ضريبية نيابة عن دافع الضرائب الخاضع لضريبة القيمة المضافة.
ما هو الغرض من الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية؟
1. سد الثغرات في الاقتصاد
2. زيادة نسبة الملتزمين بتقديم الإقرارات الضريبية
3. الحد من التعتيم التجاري
4. التوافق مع أفضل الممارسات العالمية وتحسين ترتيب المملكة في المقاييس الدولية الرئيسية
5. تأكد من أن هناك تكافؤ الفرص وأن المستهلكين محميون.
موفرو حلول الفواتير الإلكترونية
يمكن لدافعي الضرائب الحصول على خدمات الفاتورة الإلكترونية من أي شركة توفر أنظمة إلكترونية، طالما أن النظام الذي يستخدمه دافع الضرائب يفي بمتطلبات إعداد الفواتير ؛ تعتبر السلطة أي دافع ضرائب يستوفي المتطلبات قانونيًا، حتى لو لم يكن مزود الخدمة مدرجًا في القائمة الإرشادية لمقدمي هذه الخدمة، ولتسهيل عثور دافعي الضرائب على مزودي خدمات الفواتير الإلكترونية، فقامت مصلحة الضرائب الأمريكية بتجميع قائمة بموفري النظام الإلكتروني الذين استوفوا معايير التأهيل والذين يمكن لدافعي الضرائب الاتصال بهم للحصول على خدمات الفواتير.
هل سيتم تطبيق الفاتورة الإلكترونية على مراحل أم دفعة واحدة؟
- سيتم تنفيذ المشروع على عدة مراحل، بحسب مصلحة الزكاة والضرائب والجمارك داخل المملكة العربية السعودية.
- تبدأ المرحلة الأولى، المعروفة باسم مرحلة الإصدار، في 4 ديسمبر 2020 وتنتهي في يناير 2023.
- سيتم التعامل مع مسجلي ضريبة القيمة المضافة (باستثناء دافعي الضرائب غير المقيمين) وأولئك الذين يعملون نيابة عن دافع الضرائب في هذه الخطوة من أجل إصدار الفاتورة.
- لذلك سيتم إصدار الفواتير الإلكترونية بنفس طريقة إصدار الفواتير الورقية الآن، باستثناء أنها ستقدم من خلال نظام إلكتروني وستتضمن جميع العناصر المطلوبة بناءً على نوع الفاتورة.
ما هي متطلبات المرحلة الأولية للفاتورة الإلكترونية؟
- التوقف عن إصدار الفواتير باليد.
- تتم طباعة الفواتير الفردية برموز QR.
- إذا كان المشتري شركة وليس فردًا، فقم بتضمين رقمه الضريبي.
يمكنك أن تتعرف على المزيد من المعلومات الأساسية الخاصة بالفاتورة الالكترونية من هنا.
أمثلة على الأمور المحظورة خلال المرحلة الأولى في الفاتورة الإلكترونية
تتضمن بعض الأشياء الممنوعة في المرحلة الأولية لتطبيق الفاتورة الإلكترونية ما يلي:
- يجب حذف الفواتير.
- استخدام Excel أو Word لإنشاء فاتورة
- إصدار فواتير غير مستوفية لكافة المواصفات
- يفتقر النظام إلى قدرة إدارة المستخدم.
- السماح بإنشاء تسلسلات متعددة للفواتير.
ما هي متطلبات المرحلة الثانية للفاتورة الإلكترونية؟
وسيتم تنفيذ المرحلة الثانية في الربع الأول من عام 2023، وتعد معايير هذه المرحلة إلى حد كبير متطلبات فنية للمنشآت التي تقدم خدمة الأنظمة الإلكترونية، ويتم تنفيذها بالتعاون مع هيئة الزكاة بالمملكة، فتحتوي متطلبات هذه المرحلة على جميع متطلبات المرحلة الأولى، بالإضافة إلى ما يلي:
- إصدار الفواتير (XML، PDF / A-3).
- خصائص منع التلاعب (وظيفة التشفير، الختم الرقمي).
- ميزات فنية إضافية (مثال: UUID).
- الربط والتكامل مع أنظمة الزكاة والدخل والجمارك.
ما الذي يجب على المنشأة فعله لاستيفاء معايير الفاتورة الإلكترونية؟
- يشترط استخدام نظام إلكتروني متوافق مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية.
- نظام مدد هو أحد الأنظمة المتوافقة مع معايير الفاتورة الإلكترونية.
- يتحمل موردو النظام العبء الأكبر في استيفاء المعايير التكنولوجية للمرحلة الثانية التي أعلنت عنها مصلحة الزكاة والدخل والجمارك.
- بناءً على المواصفات الفنية المعروضة على الموقع الإلكتروني لمصلحة الزكاة والدخل والجمارك.
- فبدأت المنظمة بالتحضير للاحتياجات الفنية للمرحلة الثانية من تطبيق الفواتير الإلكترونية.
أهمية الانضمام لمنظومة الفاتورة الإلكترونية
يتمثل أهمية التسجيل عبر منصة الفاتورة الإلكترونية النقاط التالية:
- وضع حد لجميع التعاملات الخاصة بالاقتصاد الخفي.
- زيادة نسبة الذين يتعهدون بتقديم الإقرارات الضريبية.
- الحد بصورة كبيرة من التستر التجاري.
- التوافق مع أفضل الممارسات العالمية وتحسين ترتيب المملكة في المقاييس الدولية الرئيسية.
- تأكد من أن هناك تكافؤ الفرص وأن المستهلكين محميون.
ما الخطوات التي يجب عليك اتخاذها الآن لبدء رحلة الفواتير الإلكترونية بالمملكة؟
يجب عليك أولاً تحديد ما إذا كنت تخضع للوائح الفاتورة الإلكترونية، ثم تقييم مدى استعدادك لإصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية وإشعارات الخصم والائتمان وفقًا للحد الأدنى من معايير ومتطلبات اللوائح، وكذلك مواكبة أي تقنية إضافية خاصة بالتفاصيل عبر القنوات الرسمية للهيئة.
هل ستصدر الهيئة العامة للزكاة والدخل أي معايير أو مواصفات فنية بالإضافة إلى تلك الواردة في لائحة الفواتير الإلكترونية؟
نعم، ستصدر الهيئة قرارين آخرين بالإضافة إلى قاعدة الفاتورة الإلكترونية لتقديم متطلبات إضافية ومواصفات فنية:
- تتكون الخطوة الأولى من مواصفات إصدار وتخزين الفواتير الإلكترونية وإشعارات الخصم والائتمان.
- المرحلة الثانية من مواصفات ربط الفاتورة الإلكترونية بأنظمة إشعارات الخصم والائتمان
- يصدر هذان القراران عن الهيئة العامة للزكاة والدخل بالمملكة خلال 180 يومًا من تاريخ نشر اللائحة.
كيفية حفظ الفواتير الإلكترونية والشروط اللازمة لذلك
تسري جميع الأحكام التي تنطبق على الفواتير الضريبية، بما في ذلك قواعد الاحتفاظ بالفواتير الضريبية المنصوص عليها في تشريعات ضريبة القيمة المضافة، وعلى وجه الخصوص ما ورد في المادة 66 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، على الفاتورة الإلكترونية لأنها فاتورة ضريبية وفق أحكام نظام ضريبة القيمة المضافة.
ماذا يعني مصطلح “الأساليب الإلكترونية” في تعريف لائحة الفاتورة الإلكترونية “الفاتورة الإلكترونية”؟
أي جهاز أو نظام إلكتروني أو برنامج يستخدم في إصدار الفواتير الإلكترونية وإشعارات الخصم والائتمان، طالما أنه يستوفي المتطلبات التالية:
1- القدرة على الوصول إلى الإنترنت.
2- الالتزام ببيانات ومعلومات المملكة ومتطلبات وضوابط الأمن السيبراني.
3- لا يمكن العبث بها ويجب أن يكون لديها آلية لتحديد حالات العبث.
4- الاتصال المستند إلى API للأنظمة الخارجية.
الخلاصة
ختامًا فإن مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية تم شرحها بأبسط الخطوات خلال هذا المقال، ويُنصح باتباع كافة الإرشادات والنصائح للتسجيل خلال هذه المنظومة.