الفوترة الالكترونية سهلت العديد من الاجراءات التي كانت تضيع الوقت، بالاضافة إلى العديد من المميزات التي تحملها من أهمها السرعة، نظام الفاتورة الإلكترونية يعتمد بشكل كامل على الشبكة العنكبوتية، إذ يتيح إرسال الفواتير والمدفوعات التي تتعلق بها بين البائع والمشتري أو طرف ثالث، وفي العادة يتم إنشاؤها من قبل التجار بنفسهم عبر برامج مالية على الحاسوب، وفي الأخير يتم ارسالها لمن يهمه أمرها في البريد الالكتروني.
نظام الفاتورة الإلكترونية
نظام الفاتورة الإلكترونية عادة ما يسمح بالدفع الإلكتروني مع إمكانية الوصول إلى نسخة منها وحفظها أو تحديث المعلومات الخاصة بها، وتعد الفوترة الالكترونية أيضا من العناصر الأساسية في التمويلات الحديثة وهي معززة من طرف إدارتي الحسابات الدائنة والحسابات المدينة، وفي الأخير يتم اعتمادها بشكل كلي والتقليل من استخدام الورق إلى أن يزول بشكل كلي، والفواتير الالكترونية تعمل عامة على تقليل الوقت وتحسين كفاءة المعاملات مع التقليل من حدوث الأخطاء المحتملة، إذ أن الطريقة التقليدية كانت تعتمد على ارسال الفواتير الورقية في ظرف عبر البريد، وقد كانت هذه الطريقة تتطلب وقت طويل حيث يجب أن تصل إلى العميل.
فوائد الفواتير الالكترونية
نظام الفواتير الإلكترونية له عدة فوائد، أهمها أنها تقصي الأعمال اليدوية في الفواتير الورقية، مما يسمح لموظفي الشؤون المالية في الشركات الكبرى أو الصغرى والمتوسطة أن يركزوا أكثر في عملهم، وبالطبع يؤدي هذا التحويل إلى تنظيم أكثر وأخطاء أقل أو شبه معدومة وتكامل نظامها، تضيف الفوترة الإلكترونية خبرة مهنية إلى وحدات الأعمال المختلفة، يبدأ ذلك من المحاسبة إلى الخدمات الخاصة بالعملاء وإنشاء الفواتير، كما يسمح النظام بتوفير الفوترة بشكل أوتوماتيكي عبر الدفع الرقمي لكل من الدافع والمستلم مما يعزز بقاءها منظمة ومنسقة بشكل كامل.
فواتير القيمة المضافة والذاتية
نظام الفواتير الإلكترونية يعد فريدا من نوعه وخاصة إن كانت الفواتير الذاتية، إذ يقوم الدافع بإنشائها بنفسه عوض المورد المستفيد، يلجأ العديد لهذه العملية أو الفوترة الذاتية لأنها تعمل على تسريع الوقت الذي يجب أن ينتظره الدافع عند إنشاء الفواتير من قبل المورد، هناك بعض العلاقات أو التعاملات مع بعض الموردين إذ في بعض الأحيان يتم تحديد المبلغ الذي سيتم دفعه للمورد من قبل المؤدي، في هذه الحالة لا تنطبق عمليات سير الفوترة، بالنسبة للمدفوعات التي تتم من خلال التسوق في الأنترنت أو العمولات التابعة والاتاوات هي أمثلة خاصة بالإنفاق بخلاف الفوترة الإلكترونية، ولكن هذا يختلف من دولة إلى أخرى حيث تعد الفوترة الإلكترونية الذاتية مستخدمة بشكل شائع وخاص في دول أوروبا.
كيف تساعد الفوترة الالكترونية؟
نظام الفاتورة الإلكترونية بشكل عام يساعد في مجموعة واسعة من الوظائف في المؤسسات التجارية والمجال التجاري بشكل خاص، وذلك لبساطة إنشاء الفواتير وتسليمها وأتمتة العمليات الخاصة بحسابات العملاء الدائنة، بالإضافة إلى هذا توفر تحسينات في رأس مال العامل وإمكانية التنبؤ بالتدفق النقدي، وهذا مثال عن التأثيرات:
خدمة العملاء
تسهل الفواتير الالكترونية حصول العملاء على الفواتير الخاصة بهم بسرعة وسهولة إلكترونيا، وبهذا الشكل سيستطيعون طباعتها والوصول إلى سجلاتها في أي وقت إن احتاجوا لذلك.
الشركات والتجار
توفر الفوترة الالكترونية العديد من الخطوات المعقدة التي كانت في الفواتير الورقية التقليدية، مما يجعلهم يعملون بجدية أكبر مع إمكانية إجراء المدفوعات السريعة.
عمليات الدفع
الفوترة الرقمية لها دور كبير في تدفق عمليات الدفع النقدي الذي سيتحسن عما كان عليه، وهذا له دور كبير في التنمية حيث سيسمح بالاستثمارات التي تحسن مع مرور الوقت القدرات التشغيلية.
خطوات الفوترة الاكترونية
إنشاء الفوترة الرقمية هي العملية الأساسية في نظام الفاتورة الإلكترونية حيث يتم تسليمها للعملاء بكل المعلومات الضرورية عن المعاملة التي تمت بينهم وبين البائع، وتدعم كذلك إرسال الرسائل التذكيرية على شكل إشعارات، لإنشاء الفواتير الإلكترونية خطوات معينة يجب إتباعها وهي:
الخطوة الأولى
تعتمد الخطوة الأولى بشكل كلي على تقديم معلومات حول حد الائتمان والتاريخ لتحويل الاستحقاق، ويمكن أن تتضمن حلول الفوترة الالكترونية لتقليل المخاطر الخاصة بها وتحسين الأداء.
الخطوة الثانية
تتمثل الخطوة الثانية في تحديد السعر للسلعة أو على حسب نوع الخدمة المقدمة، مع إمكانية تحديد الأسعار من قاعدة البيانات التي يملكها صاحب الشأن أو تطبيق بعض الخصومات في الحساب.
الخطوة الثالثة
الخطوة الثالثة هي إنشاء الفاتورة الإلكترونية عبر نظام مؤسساتي أو بيانات خاصة بنظام المحاسبة، إذ يتم إدخال في القالب الخاص لكل فاتورة المطلوبة على حسب كل مستلم، وعادة ما يتم تصديرها على شكل تنسيق PDF كي تكون آمنة أكثر.
الخطوة الرابعة
التسليم هي الخطة الرابعة والتي تتم في نظام الفاتورة الإلكترونية عبر البريد الالكتروني، النقل المباشر للبيانات، نقل الملفات، بوابة إلكترونية، كما يمكن الاستعانة بالرسائل القصير.
الخطوة الخامسة
في بعض الحالات يمكن للمستلم ألا يفتح الفاتورة الخاصة به، في هذه الحالة يمكن لمنشئ الفاتورة أن يقوم بتذكير صاحبها عبر إرسال الإشعارات.
الفوترة الرقمية في المملكة العربية السعودية
ستعتمد المملكة العربية السعودية قريبا نظام الفاتورة الإلكترونية والذي سيطبق على مرحلتين مختلفتين، ستبدأ الأولى إبتداء من تاريخ 4 ديسمبر لعام 2021 لكل الأشخاص المسجلين في ضريبة القيمة المضافة، وقد تم استثناء الأشخاص المكلفين الذين لا يقيمون في المملكة السعودية، سيكون العمل بهذا النظام مماثل لإصدار الفواتير العادية إلا أنها ستكون رقمية وتتضمن كل العناصر المطلوبة من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الهدف الرئيسي من تطبيق الفوترة في المملكة العربية السعودية هي الحد من التستر التجاري والضريبي بشكل أساسي، وإن كنت تريد معرفة المزيد عن هذا اقرأ هذا المقال.
متطلبات الفوترة الرقمية في السعودية
أول المتطلبات الضرورية في هذا النظام هو إصدار الفواتير إلكترونيا والإستغناء عن الفواتير الورقية المكتوبة بخط اليد، لكن لا يعني هذا أن يتم إنشاؤها وكتابتها من خلال برنامج تحرير، بل يوجد وسيلة محددة يتم من خلالها إنشاء الفاتورة الإلكترونية وإرسالها إلى الشخص المعني بها، المقصود هنا بالوسيلة المحددة مثل برامج الكمبيوتر الخاصة بأنظمة المحاسبة أو برنامج كاشير السحابي بالإضافة إلى ضرورة احتوائها على:
- الاتصال بالشبكة العنكبوتية
- لا يمكن التلاعب بها وأن تضم نظام يكشف ذلك
- واجهة برمجة قابلة للربط مع الأنظمة الخارجية
- توفير نظام الفاتورة الإلكترونية يستطيع إنشاء الأختام التشفيرية
- إنشاء رقم موحد تعريفي عالمي للفاتورة
- توفيراللغة العربية كلغة أساسية للفواتير
صيغ الفوترة الرقمية
عند بدء التعامل في نظام الفواتير الإلكترونية أهم الأشياء التي يجب الانتباه لها هي وجود (QR CODE) أو كما يسمى رمز الإستجابة السريع، هو مربع صغير يحمل العديد من المعلومات يمكن قراءته عبر كاميرا مخصصة في الهواتف الذكية أو تطبيقات خاصة لذلك، وللعلم يجب التأكد أن QR مشفر حيث يجب قراءة المعلومات التي يتضمنها وليس حروف عشوائية، أما الصيغ التي يجب أن تكون بها الفاتورة الالكترونية فهما اثنان، الصيغة الأولى هي XML وهو صيغة خاصة للغة البيانات، أما الثانية فهي PDF وهو ملف لا يمكن تحريره من قبل طرف ثاني.
الخلاصة
نظام الفاتورة الإلكترونية يعد حل برمجي لتسهيل العديد من الإجراءات، أهمها تقليل الوقت الذي كانت تتطلبه الفاتورة التقليدية الورقية، ويجدر الإشارة أنه من الضروري الالتزام بما ذكر فوق وأهمها إدراج QR CODE.